Heb je plannen om binnenkort naar het buitenland te gaan? Dan bestaat er kans dat je vooraf een visum dient te verkrijgen van de ambassade of het consulaat van de betreffende land. Wij bij TheTravellingSouk geven graag de beste reistips, daarom leggen wij in dit artikel uit wat een visum precies inhoudt en waar je zoal rekening mee dient te houden bij het aanvragen van een visum.
Het woord “visum” komt van het Latijnse woord charta visa en betekent “document dat bekeken is”. Een visum is meestal een sticker of stempel, welke door de daartoe geautoriseerde instantie of persoon wordt afgegeven en aangebracht in je paspoort. Hiermee controleert het land wie de grenzen wel en niet mag betreden. Dit dient dus als een reistoestemming, waarmee je laat zien dat je het land mag inreizen en daar (afhankelijk van het type visum) een bepaalde tijd kunt verblijven. Daarnaast gelden per visum type eigen voorwaarden van verblijf, zoals bijvoorbeeld de maximale duur van je verblijf, het aantal inreizen en welke werkzaamheden je wel en niet mag verrichten gedurende deze periode.
Tegenwoordig is het steeds populairder dat landen dit visum digitaal aanleveren, i.p.v. fysiek in het paspoort aanbrengen. Dit heet een e-visum, ofwel, een elektronisch visum, welke je digitaal dient aan te vragen en bij goedkeuring online via de e-mail ontvangt. Dit e-visum is meestal voorzien van een QR-code of een streepjescode, welke door de douane voor het boarden of bij aankomst wordt gescand.
Daarnaast heb je bijvoorbeeld ook eTA (Canada) en een ESTA (Amerika) visa. Een e(S)TA staat voor Electronic (System for) Travel Authorization. Dit betreft dus géén documenten, maar reistoestemmingen. Je luchtvaartmaatschappij kan daarom bijvoorbeeld controleren of je over zo’n toestemming beschikt alvorens het boarden van je vlucht. Printen van deze ESTA of eTA bevestiging is in de meeste gevallen daarom ook niet verplicht, maar slechts aangeraden.
Voor sommige landen dien je vooraf een visum te verkrijgen, bij andere kunt je dit in enkele gevallen ook bij aankomst doen of kan je tot een aantal aaneengesloten dagen (meestal is dit max. 60 of 90 dagen) visumvrij in het land verblijven. Het visum dat je bij aankomst aanvraagt heet een Visa on Arrival (VOA). Indien je voor vertrek dient te beschikken over een visum is het sterk aangeraden om dit een geruime tijd (ongeveer 2 a 3 maanden voor vertrek) te regelen, omdat je vaak te maken zult krijgen met een relatief lange verwerkingstijd (denk aan tenminste één werkweek, hoewel dit per instantie sterk kan verschillen) en daarbij ook nog alle nodige documenten moet verzamelen. Bij sommige landen kunt je een aanvraag versneld in gang zetten, zoals bijvoorbeeld bij China, welke in 2 werkdagen geregeld kan zijn. Bij andere landen, zoals bijvoorbeeld Indonesië, is er geen urgente procedure en moet je minstens 6 werkdagen wachten alvorens je je paspoort terug kunt krijgen.
Daarnaast wordt het afgeraden om een VOA aan te vragen, omdat dit niet alleen lange rijen en veel verwarring bij aankomst op kan leveren, maar ook omdat er een kans bestaat dat je alsnog toegang geweigerd wordt als er niet voldaan kan worden aan de gestelde eisen. Zo leidt je de voorbereiding van uitvoering van je reis in goede banen. Je kunt dit in de meeste gevallen voorkomen door een visum voor vertrek aan te vragen via de ambassade of het consulaat van het land dat je gaat bezoeken.
De benodigdheden voor een visum verschillen sterk per land. Zo kan het zijn dat je voor Rusland dient te beschikken over een gewaarmerkte uitnodigingsbrief (meestal verzorgd door het te bezoeken bedrijf of hotel van verblijf) of dien je een uitnodigingsbrief van een inwoner te kunnen overleggen als je als Nederlandse of Belgische paspoorthouder een visum voor de Golfstaten wilt aanvragen.
In vrijwel alle gevallen dien je in elk geval te beschikken over een paspoort met voldoende geldigheid en dient deze enkele lege visum pagina's te bevatten. Een noodpaspoort zal meestal niet voldoende zijn. Een los visum (zonder dat deze is gekoppeld aan je paspoort) is niet geldig. Een elektronisch visum is hier anders in, omdat je dit document wel afzonderlijk van je paspoort kunt bewaren. Wel is dit visum ten allen tijde gekoppeld aan een paspoortnummer, zonder deze kunt je geen visum aanvragen namelijk.
Reis je met een andere paspoort dan vermeldt op je visum? Dan is dit visum niet meer geldig en dien je deze opnieuw aan te vragen met een correct documentnummer. Daarnaast dien je bijna altijd één of meer pasfoto’s te kunnen overleggen en dien je altijd een visumaanvraagformulier aan te leveren. In dit document dienen je persoonlijke gegevens te staan, je reisgegevens en je reden van bezoek. Op basis hiervan - en de overige vereiste documenten - wordt er onderzoek gedaan naar het verleden van de aanvrager. Vervolgens zal de betreffende ambassade of consulaat bepalen of je wel of niet het land in mag en zo ja, voor hoe lang.
Om een visum te verkrijgen dien je een dossier aan te leveren met de juiste documenten, dit samen met je paspoort en een officiële pasfoto. Vaak kan dit nog wel eens fout gaan, omdat de betreffende overheid wenst dat het dossier tot in de puntjes in orde is. Als dit niet het geval is, dan kan het visum geweigerd worden. Daarom is het van belang dat je je aanvraag de eerste keer correct indient. Bij eventuele afwijzing kunt je namelijk geen aanspraak maken op restitutie van de gemaakte kosten (en sommige visa kosten kunnen oplopen tot 350 euro per aanvraag) en kan dit in extreme gevallen zelfs gevolgen hebben voor toekomstige visumaanvragen.
Om er zeker van te zijn dat je aanvraag correct en snel verloopt, is het sterk aangeraden om deze door een visumbureau, zoals bijvoorbeeld Traveldocs, te laten verzorgen. Zo krijg je vooraf alle benodigdheden toegestuurd en kan je per document precies inzien welke voorwaarden hiermee gemoeid zijn en welke gegevens je sowieso moet vermelden. Daarbij kan een visumbureau bemiddelen bij het plannen van een eventuele afspraak voor je en kan men namens je de aanvraag indienen en weer ophalen bij de betreffende ambassade of consulaat. Hiermee kunt je dus een hoop tijd besparen en hoeft je niet onnodig veel tijd te spenderen aan het uitzoeken van de benodigdheden en diens voorwaarden.
Een legalisatie is een procedure waarin de handtekening op een document geverifieerd wordt door een officiële instantie. Omdat consulaten/ambassades de authenticiteit niet kunnen onderscheiden willen ze dat één Nederlands ministerie dit voor hen doet. Vaak is dit het Ministerie van Buitenlandse Zaken maar het kan ook een notaris of de Kamer van Koophandel zijn. Het document kan dan legaal gebruikt worden in een ander land dan het land waar het document is afgegeven.
De legalisatieprocedure is afhankelijk van het type document en het land waarin het document gebruikt gaat worden. Soms is een hele reeks van handtekeningen van verschillende instanties die van elkaars bevoegdheid op de hoogte zijn benodigd. In sommige gevallen moet één document door verschillende instanties gelegaliseerd worden. Dit noemt men dan een legalisatieketen.
Om het legalisatieproces te verkorten zijn er een aantal landen aangesloten bij het Apostilleverdrag. Met een apostillestempel versnel je het traject van de legalisatie. De apostillestempel kan in de meeste gevallen worden geplaatst door de rechtbank. Hiermee kunt je deze direct gebruiken in het betreffende land. je heeft dus geen verdere legalisaties meer nodig. Dit is echter enkel mogelijk als het land waarvoor je het document nodig heeft is aangesloten bij het apostilleverdrag. Het verdrag is op 5 oktober 1961 opgesteld binnen de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht. Er zijn inmiddels 127 landen die deel uitmaken van dit verdrag.
Indien het land waarvoor het document bedoeld is het apostilleverdrag niet heeft ondertekend, moet het document worden gelegaliseerd. Hiervoor zijn er vaak meerdere instanties aan te pas, waar je bij een apostille genoeg hebt aan slechts één instantie. Zowel apostilles als legalisaties worden enkel afgegeven op documenten voorzien van originele handtekeningen.
De juiste route achterhalen voor het indienen van je visum en/of legalisatie aanvraag kan erg ingewikkeld en tijdrovend zijn. Traveldocs staat garant voor professionele, correcte, vlotte en betrouwbare service. Daarnaast kan er naast de pasfotoservice in sommige gevallen (zoals bijv. Rusland) ook de uitnodigingsbrief voor je verzorgd worden.
De deskundigen controleren de aanvraag alvorens deze wordt ingediend bij het consulaat of de ambassade. Hierdoor ben je er zeker van dat je aanvraag correct en veilig wordt aangevraagd. Je wordt op de hoogte gehouden van de status van de aanvraag via e-mail of telefoon. Tevens kan je de aanvraag volgen via de track en trace functie op de website.
Traveldocs is een Nederlands bedrijf met jarenlange ervaring en de juiste connecties om je documenten correct te behandelen. Men werkt samen met diverse touroperators, sportclubs, grote bedrijven, kleine- en middelgrote ondernemingen en vele anderen.